Journal

Sämtliche gebuchten Positionen eines Kassenbeleges werden in das Journal zeilenweise übernommen und stehen dort für verschiedene Listen bereit. Dies können das Kassenbuch, das Gesamtjournal, sämtliche Kartenzahlungen oder die Aufschlüsselung nach Warengruppen sein. Auch das Journal verfügt über eine Karteikarte für jede einzelne Position auf jedem Kassenbeleg. Diese wurde bei der Buchung automatisch erzeugt, enthält sämtliche relevanten Felder und sollte nicht von Hand geändert werden.

Im Gegensatz zu den Kassenbelegen im Bereich Kasse werden hier im Bereich Journal alle Positionen eines Beleges einzeln aufgelistet. Dadurch sind schnellerer Auswertungen nach Waren, Warengruppen und Lieferanten möglich.

 

Auswahl des Zeitraums

Zuerst sollte der Zeitraum der Buchungen festgelegt werden, für die ein Journal erstellt werden soll.

Journalauswahl

Diese Knöpfe suchen sämtliche Einträge für den heutigen Tag, diese Woche, diesen Monat, dieses Quartal oder dieses Jahr.

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Mit den Pfeil-Knöpfen kann dann jeweils in der entsprechenden Zeiteinheit vor- und zurückgeblättert werden, z.B. Monats- oder Quartalsweise.  Diese Zeiteingrenzung bleibt dann auch für die weiteren Festlegungen von Gruppen, Kategorien, Zahlarten und Filialen erhalten.

 

Auswahloption „Zahlart“

Wollen Sie mehrere Journale nur für bestimmte Zahlarten anschauen oder drucken, so können Sie diese mit „Zahlart“ auswählen und für weitere Aktionen definieren. Wenn Sie Zahlart auswählen, erscheint der folgende Dialog:

Dialog Zahlarten

Diese Eingrenzung bleibt bis zum Schließen der Liste oder zu nächsten Änderung der Zahlartauswahl bestehen. Eine bestehende Zahlartauswahl wird in der Titelleiste des Fensters angezeigt z.B. "Quartalsjournal 4. Quartal 2009 - 3 von 181 - EC-Karten"

Zusätzlich erhält der Knopf "Zahlart" 2 Markierungspunkte.

Zahlart

 

Auswahloption „Gruppen“

Analog zur Eingrenzung der Zahlarten kann hier definiert werden, welche Gruppen angezeigt werden. Es werden im Auswahldialog alle vordefinierten Gruppen angezeigt und die gewünschten Gruppennamen können in das Auswahlfeld durch einen Klick übernommen werden. Ein weiterer Klick auf den Namen schaltet die Gruppe wieder aus.

Gruppenauswahl 

 

Auswahloption „Kategorien“

Analog zur Eingrenzung der Zahlarten kann hier definiert werden, welche Kategorien angezeigt werden.

Kategorienauswahl

Auswahlmenü „Filialen“

Wenn Sie mit verschiedenen Filialen arbeiten und diese in einem Datensatz zusammengefügt haben, können Sie hier im Journal alle Journale schnell zwischen den einzelnen Filialen oder allen Filialen umschalten:

Filialauswahl 

Es werden dann alle Journale nur für die ausgewählte Filiale gedruckt.

 

Journale drucken

Die in der Liste dargestellten Einträge können Sie nun über das Drucken-Menü ausgeben.

Die ersten drei Menüpunkte sind universeller Art, von 4D vorgegeben und helfen Ihnen, spezielle Auswertungen vorzunehmen. Ihre Beschreibung finden Sie in der Anleitung zu 4D; eine kurze Einführung im Kapitel "Grundfunktionen".

Sämtliche Einträge werden sortiert nach Belegnummer und Datum ausgedruckt. Die fortlaufende Summe für "Netto", enthaltene "Mehrwertsteuer" und "Brutto" wird am Ende jeder Druckseite ausgegeben.

Es stehen die folgenden Journale bereit:

Menü Journale drucken

Journal

Sämtliche Einträge der aktuellen Auswahlwerden ausgedruckt. Es sind die Summen für Netto, enthaltene Mehrwertsteuer und Brutto unter der Liste zusammengefasst.

Journal

Journal pro Tag

Sämtliche Einträge werden tageweise ausgedruckt. Für jeden Tag sind die Summen für Netto, enthaltene Mehrwertsteuer und Brutto unter den Tagesumsätzen zusammengefasst.

Journal pro Tag

 

Journal zusammen

Sämtliche Einträge werden sortiert nach Belegnummer und Datum ausgedruckt. Vordefinierte Warengruppen werden tageweise in einem Eintrag zusammengefasst ausgegeben. Die Definition der zusammengefassten Warengruppen muss zuerst in den Voreinstellungen Blatt 2 erfolgen.

Warengruppen

Die hier definierten Warengruppen erscheinen im Klappmenü auf der Warenkarteikarte neben dem Feld „Gruppe". In dieses Feld kann der Name einer dieser Warengruppen übernommen werden. Im Journal werden diejenigen Waren zusammengefasst, deren Gruppe in den Voreinstellungenbei der Spalte „Option“ angekreuzt ist.

 

Journal kompakt

Durch den Menüpunkt Journal kompakt lassen sich nun verdichtete Übersichten über die Kassenvorgänge drucken. Es erscheint der folgende Dialog:

Dialog Journal kompakt

Journal komprimiert

Durch den Menüpunkt Journal komprimiert lassen sich nun noch verdichtetere Übersichten über die Kassenvorgänge drucken. Es erscheint der folgende Dialog:

Dialog Journal komprimiert

 

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Durch die Bereiche "Zusammenfassen" und "Auswahl der Zahlarten" ist eine genauerer Auswahl der Belege möglich. Die Option "Kartenzahlungen als eine Zeile pro Beleg und MwSt.-Satz" erzwingt die Zusammenfassung eines Beleges zu einer Zeile pro MwSt.-Satz. Hierdurch lässt sich z.B. eine kurze Übersicht aller EC-Kartenzahlungen drucken.

Die Option "Vorgangsnummern drucken" druckt eine Zeile mit der Vorgangsnummer unterhalb der Belegzeile, sofern eine Vorgangsnummer bei einer EC- oder Kartenzahlung angegeben ist.

Journal

Zur Erinnerung:

Das Zusammenfassen der Belege in der Journalen kompakt und komprimiert wird durch die Zugehörigkeit der Waren zu einzelnen Warengruppen gesteuert. In der Tabelle "Warengruppe" (2. Seite Voreinstellungen) werden die Warengruppen definiert und das Häkchen bei Option steuert das Zusammenfassen der Gruppen:

Warengruppen definieren

Als 2. Schritt müssen Sie dann Ihre Ware den einzelnen Gruppen zuordnen:

Warengruppen definieren

In unserem Beispiel werden nun alle Handykartenumsätze pro Tag zu einer Zeile pro Zahlart zusammengefasst.

 

Kassenbericht drucken

Hiermit kann ein neuer komprimierter Kassenbericht gedruckt werden. Es werden pro Tag die folgenden Zeilen aufgelistet:

  • Kassenanfangsbestand
  • Pro MwSt.-Satz eine Zeile Barumsatz Bon
  • Pro Barrechnung eine Zeile
  • Je Kostenbeleg eine Zeile

 

Beispiel:

Kassenbericht Beispiel

 

Kassenbuch drucken

Das Kassenbuch für den ausgewählten Zeitraum wird mit Anfangs- und Endbestand gedruckt.

 

Kassenbuch pro Tag

Das Kassenbuch für den ausgewählten Zeitraum wird mit Anfangs- und Endbestand gedruckt. Es wird tageweise unterteilt, und für jeden Tag sind die Summen der Ein- und Ausgaben gesondert ausgewiesen.

 

Kassenbuch zusammen

Das Kassenbuch für den ausgewählten Zeitraum wird mit Anfangs- und Endbestand gedruckt. Es wird tageweise unterteilt, und für jeden Tag sind die Summen der Ein- und Ausgaben gesondert ausgewiesen. Die in den Voreinstellungen markierten Warengruppen werden in einer Zeile zusammengefasst.

 

Kartenzahlungen drucken

„Kartenzahlungen", „Kartenzahlungen pro Tag" und „Kartenzahlungen zusammen" funktionieren wie der Kassenbuchausdruck. Nur werden hier die unbaren Zahlungsweisen über EC-Karte oder Kreditkarte ausgegeben. Die Vorgangsnummer erscheint zusammen mit der Art der Kreditkarte auf jeder Buchung.

 

Menüpunkt „Daten-Textexport B“

Der Textexport B exportiert die ausgewählten Datensätze des Journals inklusive der Informationen über die Varianten im Format Text Tab/Return getrennt.

Es wird in der folgenden Reihenfolge exportiert:

Spalte

Feldname

Spalte

Feldname

A

Artikelnummer

O

Name

B

Belegnummer

P

Pos

C

Bezeichnung

Q

RabattPro

D

Datum

R

Status

E

Einheit

S

Uhrzeit

F

Einzelpreis

T

Umsatzart

G

Einzelpreis netto

U

V-Artikelnummer

H

Gesamtbetrag

V

V-Name

I

Gruppe

W

V-Bezeichnung

J

Kundennummer

X

Vorgangsnummer

K

Menge

Y

Zahlart

L

MwStBetrag

Z

Kategorie

M

MwStCode

AA

Lieferantenname

N

MwStPro

AB

Lieferantennummer

Menüpunkt „Daten-Information“

Dieser Menüpunkt bringt schnell einen Dialog, der die folgenden Daten über die ausgewählten Journaleinträge enthält.

Informationen

 

Auswertung

Mit dem Dialog „Auswertung“ steht Ihnen ein mächtiges Werkzeug zur Datenauswertung zur Verfügung.

Um die Auswertung sinnvoll nutzen zu können, sind einige Voreinstellungen nötig:

 

1. Kasse-Daten-Auswahl buchen (gilt nur für Altdatenbestände)

In der Journal-Datei sind neue Felder angefügt: Kategorie, Lieferantennummer und Lieferantenname.

Dadurch ist das Auswertungsmodul in der Lage, ohne relationale Querverbindungen schnell und einfach die Auswertungen durchzuführen. Aber auch für manuelles Suchen mit dem Sucheditor oder der Layoutsuche sind die neuen Felder sehr hilfreich.

Damit die Funktion auch für alte Datenbestände funktioniert, müssen Sie im Bereich Kasse zuerst mit "Alle zeigen" alle Datensätze anzeigen. Dann mit Apfel-A alle Belege markieren und anschließend mit der Funktion "Kasse-Daten-Auswahl buchen" alles aktualisieren. Wenn Sie nun den Bereich Journal öffnen, sehen Sie im rechten Teil der Liste die beiden Felder Kategorie und Lieferant ausgefüllt.

 

2. Lieferantenmenü definieren

Die wichtigsten Lieferanten können für ein PopUp-Menü im Auswertedialog vordefiniert werden. Auf der Seite "Einkauf" der Adressenkarteikarte kann das Kreuz bei Lieferantenmenü gemacht werden. Im Lieferanten-PopUp-Menü im Auswertedialog werden die markierten Lieferanten gekennzeichnet.

 

3. Kategorienmenü definieren

Das Kategorienmenü des Auswertedialogs wird auf der Karteikarte "Menütabellen" der Voreinstellungen verwaltet. Wählen Sie im oberen Klappmenü den Punkt "Kategorien" aus. Mit dem Knopf "In den Datensätzen suchen" können Sie die Punkte automatisch mit den bestehenden Daten füllen.

 

4. Auswertung starten

Die Auswertung finden Sie unter "Journal-Daten-Auswertung..."

Im ersten Teil des Dialoges können Sie bestimmen, welche Daten für die Auswertungen benutzt werden sollen:

Auswertung Beispiel

 

Für die Auswahl den Datensätze stehen umfangreiche Optionen zur Verfügung. Zuerst können Sie den Zeitraum bestimmen. Aber auch vorher gemachte Auswahlkriterien können Verwendung finden, wenn die Option "ohne Zeitraum nur aktuelle Auswahl" angewählt ist. Als Option Sortierung stehen die Möglichkeiten "Lieferant, Kategorie, Artikel, Anzahl aufsteigend, Anzahl absteigend, Gesamtbetrag aufsteigend und Gesamtbetrag absteigend zur Verfügung. Als Besonderheit zur Auswahl der Lieferanten gilt noch, dass das Pop-Up-Menü bei den Artikelnamen unmittelbar nur die Artikel anzeigt, die dem ausgewählten Lieferanten zugeordnet sind.

Sind die Optionen "zusammen" ausgewählt, werden die jeweiligen Spalten zusammen gefasst. Reicht Ihnen an dieser Stelle diese Übersicht, kehren Sie mit Abbrechen zur Liste zurück.

Die Tabelle lässt sich mit "Zwischenablage" z.B. in bereits bestehende Excel-Tabellen einsetzen. „Exportieren“ erzeugt eine Text-Datei im Format "Tab/Return" getrennt, die sich in die meisten Programme importieren lässt. „Drucken“ druckt die Liste mit den angezeigten Ergebnissen aus. Mit „Diagramm“ können Sie sich auch ein farbiges Diagramm anzeigen lassen:

Auswertung Diagramm